Créer une entreprise représente souvent l’aboutissement d’un projet de longue date. Business plan sous le bras, statut social choisi, démarches administratives enclenchées… mais il reste une étape clé : l’extrait Kbis. Document indispensable, il agit comme une véritable carte d’identité de votre société.
Table des matières
Alors, quand faut-il le demander et comment l’obtenir ? Voici un guide clair et pratique pour ne rien oublier.
L’extrait Kbis : qu’est-ce que c’est au juste ?
Un extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce.
Il atteste de l’existence légale d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
On le compare souvent à la carte d’identité d’une société, puisqu’il contient toutes les informations essentielles :
- Dénomination sociale et forme juridique (SARL, SAS, SA, etc.)
- Adresse du siège social
- Identité du dirigeant ou des représentants légaux
- Numéro SIREN et code NAF
- Objet social de l’entreprise
- Mention d’éventuelles procédures collectives (redressement ou liquidation judiciaire)
En résumé, c’est le document qui prouve la personnalité juridique de la société aux yeux des tiers.
À quel moment faut-il demander un extrait Kbis ?
La demande d’un extrait Kbis intervient après l’immatriculation de l’entreprise au RCS.
Tant que cette formalité n’est pas réalisée, vous ne pourrez pas obtenir ce document.
Concrètement, vous en aurez besoin à plusieurs moments stratégiques, par exemple :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel (indispensable pour toute société).
- Signer un bail commercial avec un bailleur.
- Conclure certains contrats avec des fournisseurs ou partenaires qui exigent une preuve de l’immatriculation.
- Répondre à un appel d’offres public ou privé.
Même si vous n’en avez pas besoin immédiatement, obtenir votre extrait kbis rapidement permet d’éviter les blocages administratifs.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
La procédure est simple, mais elle varie selon que vous soyez dirigeant de l’entreprise ou tiers souhaitant consulter une société.
Pour son propre Kbis (dirigeant)
- Rendez-vous sur le site Infogreffe ou déposez une demande directement au greffe du tribunal compétent.
- Munissez-vous de votre numéro SIREN.
- Payez les éventuels frais liés à la délivrance (sauf dans certains cas où l’accès est gratuit, comme pour les dirigeants via leur espace en ligne).
Le document est envoyé en version PDF ou par courrier postal selon l’option choisie.
Pour consulter celui d’une autre entreprise
Toute personne peut obtenir le Kbis d’une société immatriculée. Cela permet, par exemple, de vérifier la situation juridique et financière d’un futur partenaire.
Combien de temps l’extrait Kbis est-il valable ?
Techniquement, un extrait Kbis n’a pas de date d’expiration.
Cependant, dans la pratique, les administrations, banques et partenaires exigent un Kbis datant de moins de 3 mois, afin de s’assurer que les informations sont à jour.
Exemple :
| Utilisation du Kbis | Validité exigée |
|---|---|
| Banque (ouverture de compte) | Moins de 3 mois |
| Appel d’offres public | Moins de 3 mois |
| Fournisseurs / partenaires | En général < 3 mois |
Quelles entreprises sont concernées ?
L’extrait Kbis concerne uniquement les sociétés commerciales immatriculées au RCS :
- SARL, SAS, SA, SNC, etc.
- Les micro-entrepreneurs n’ont pas de Kbis, mais un document équivalent : l’extrait K (commerçants) ou extrait D1 (artisans).
Attention à ne pas confondre extrait Kbis et avis de situation SIRENE (fourni par l’INSEE).
Le premier prouve l’immatriculation juridique, le second atteste seulement de l’existence administrative.
Et si mon entreprise change de situation ?
Toute modification importante doit être déclarée au greffe afin que le Kbis soit mis à jour.
C’est le cas, par exemple, lors de :
- Changement d’adresse du siège social.
- Nomination d’un nouveau dirigeant.
- Transformation de la forme juridique.
- Procédure de liquidation.
Ainsi, votre extrait Kbis reflète toujours l’état réel de la société.
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Lorsque vous créez votre entreprise, pensez à :
- Commander un Kbis dès l’immatriculation : il vous servira pour toutes les démarches initiales.
- Conserver une version numérique pour gagner du temps lors des envois administratifs.
- Anticiper les demandes de partenaires : avoir un Kbis récent à disposition peut débloquer une négociation.
- Vérifier régulièrement vos informations sur le registre officiel afin de corriger rapidement d’éventuelles erreurs.
En résumé
Demander un extrait Kbis est une étape incontournable dès la création de votre société.
Il confirme l’existence légale de l’entreprise et vous sera utile dans de très nombreuses démarches (bancaires, commerciales, administratives).
